séminaire à distance

5 conseils pour organiser votre séminaire à distance

Organiser un séminaire à distance alors qu’on est déjà derrière un ordinateur toute la journée peut paraître peu évident. Pourtant, c’est un moment souvent très attendu par les collaborateurs, et qui reste un excellent moyen de faire passer des messages et augmenter la motivation en télétravail. Alors comment maintenir son organisation, et que modifier ? Charlotte Adams, DRH de Bonitasoft, Léa Scher, fondatrice de Future Agency et Nathalie Dupuy de Joncoux ont gentiment accepté de me partager leur retour d’expérience et leurs activités réalisées en séminaire, dont je vais vous livrer les conseils clés ici.

Faut-il maintenir le séminaire à distance ?

Concernant le maintien du séminaire, leurs avis sont dithyrambiques. « Pour nous, c’était inenvisageable de ne pas le faire. C’est important d’être ensemble pour faire passer les messages, et faire le point sur l’année précédente. » Charlotte Adams. Pour Léa, « ça permet de garder du lien et stimuler la créativité ». Quant à Nathalie, elle voit le positif « le séminaire à distance nous permet d’inclure les commerciaux sédentaires, qui étaient sur les routes avant ».

Quel déroulé de la journée privilégier ?

Une fois que vous avez décidé de maintenir l’évènement, se pose la question du déroulement de la journée. Est-ce qu’il faut faire des journées complètes, avec des ateliers qui s’enchaînent ? Ou privilégier un programme moins dense pour éviter la fatigue oculaire ? Sur ce point également, les 3 interviewés sont d’accord : il est très difficile de garder l’attention en visio sur une journée complète. Elles conseillent plutôt de faire des ½ journées, ou alors de les raccourcir. Une autre option peut également autre de lancer les réflexions, laisser les participants y réfléchir hors écran, et les reprendre ensuite. Dans tous les cas, il est primordial de séquencer la journée, avec des moments de concentration assez courts (3/4 d’heure) et des pauses régulières. Des moments funs via des team building en digital sont aussi très importants pour souder les équipes.

Pour le repas du midi, vous pouvez laisser les salariés libres, ou en profiter pour faire un atelier cuisine, en partenariat avec un chef.

Impliquer ses collaborateurs lors d’un séminaire à distance

Charlotte et Ludivine insistent sur l’implication des collaborateurs : ils pouvaient participer à l’organisation, en proposant des activités pour le séminaire par eux-mêmes. Par exemple chez Bonitasoft, certains ont proposé une pause déjeuner « jeux de société », un beau moyen de couper en s’amusant. Chez Joncoux, chaque atelier était présenté par une personne différente.

Au niveau purement technique, Léa et Ludivine conseillent fortement de garder les mêmes outils qu’habituellement, pour éviter trop de questions et de frustration. Depuis un an, leur prise en main est normalement bien maitrisée !

Les retours des équipes

Enfin, elles ont des retours différents de leurs équipes, mais toujours positifs : « ils ont adoré mixer atelier interne et externes, et discuter de manière informelle avec leurs collègues ! » Charlotte. « Les équipes ont aimé voir les différentes personnes de l’entreprise, et apprendre pendant les ateliers sur des sujets qu’ils n’abordent pas au quotidien », Nathalie. « Ils ont adoré les restitutions humoristiques en fin de journée ! » Léa, qui peut aussi réaliser vos séminaires grâce à son expertise d’agence évènementielle Future Agency.

En conclusion, l’organisation du séminaire, même à distance, est un moment fort dans l’année d’une entreprise. C’est l’occasion de réunir tous vos collaborateurs qui se sont peu vus et passer un moment ensemble. C’est également l’occasion pour vous de les motiver, leur donner les grandes orientations à venir et les tenir au courant de l’avancée de l’entreprise. Bref, un moment à ne pas rater !

Vous souhaitez organiser un atelier pendant le séminaire ? Nous organisons des ateliers ludiques sur le développement durable pour renforcer les liens entre les équipes, en visio ou en présentiel : contactez-nous !

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